Nieuw ICT personeel? 5 onboarding tips voor dag 1!

Wat is onboarding?

Een onboarding-programma beschrijft de verantwoordelijkheden van het personeel bij het integratieproces van nieuwe medewerkers in een organisatie. Een goede samenwerking met effectieve communicatie tussen Human Resources- en ICT-afdelingen is daarbij cruciaal.

Hoe uitgebreid het de aanpak is, hangt uiteraard af van de beschikbare tijd en middelen. Strategische onboarding bevat hoe dan ook een strakke planning met evaluatiemomenten op vooraf vastgestelde datums. In dit artikel concentreren we ons op de eerste werkdag van een nieuwe medewerker.

1. Begin vóór de eerste werkdag: pre-boarding

Pre-boarding loopt vanaf het moment waarop het baanaanbod wordt geaccepteerd tot de eerste werkdag van je nieuwe personeelslid. Bereid die dag goed voor. Je nieuwe kracht zal zich er welkom door voelen en sneller ingewerkt raken.

2. Een warme ontvangst!

Verwelkom je nieuwe werknemer met een kop koffie. Na de kennismaking is een rondleiding door de directe leidinggevende, human resources manager of mentor op zijn plaats. Toon de afdeling en werkplek met apparatuur en eventueel de eetzaal, sanitaire voorzieningen, rookruimte, et cetera.

3. Wijs een mentor aan

Een mentorprogramma versnelt de integratie van je nieuwe medewerker in de organisatie. Wijs iemand aan die hem of haar tijdelijk gaat begeleiden. Mogelijke taken van een mentor of ‘buddy':

• Informatie verschaffen over de functie, taken, verantwoordelijkheden en werkmethoden.
• Training geven met betrekking tot de uitvoering van de rol.
• Formele en informele huisregels nader toelichten.
• De missie, waarden en doelstellingen van de organisatie benoemen.
• Unieke kenmerken van de bedrijfscultuur belichten.
• Vragen beantwoorden.
• Vervolgens is een periode van observatie en coaching verstandig. Laat de mentor een oogje in het zeil houden tijdens de eerste dagen of weken.

4. Informeer over beleid, procedures en huisregels

Uiteraard moeten formele huisregels, onder andere over beleid en procedures, worden doorlopen. De directe leidinggevende of HR-manager is hiervoor de aangewezen persoon. Het gaat om zaken zoals:

• Planning
• Opleidingsmogelijkheden
• Administratieve processen; belastingformulieren
• Ziekmeldprocedure
• Vakantieaanvraag
• Zaken waarvoor een handtekening nodig is. Denk aan mogelijke protocollen voor:
  • Privé versus zakelijk gebruik van middelen zoals een bedrijfsauto of smartphone
  • Geheimhouding
  • Agressie op het werk
  • Ongewenste intimiteiten

5. Kennismaking met collega's

Sociale integratie van je nieuwe medewerker in het team kan lastig zijn. Een informele lunch, welkomstborrel of etentje met de directe leidinggevende, mentor of andere teamleden biedt uitkomst.

De voordelen van onboarding voor je nieuwe werknemer

Een nieuwe ICT'er is niet zomaar ingewerkt en geïntegreerd. Onboarding kan je veel tijd en energie kosten, maar dat is het waard. Je krijgt er een reeks voordelen voor terug:

• Verhoogde betrokkenheid door pre-boarding: minder afzeggingen en no-shows.
• Beter begrip van verwachtingen over taken en verantwoordelijkheden.
• Snellere werknemerszelfstandigheid.
• Verbeterde sociale en professionele integratie van je werknemer(s) in de nieuwe werkomgeving.
• Goede naleving van de bedrijfsmissie, -cultuur, -waarden en doelen.
• Verhoogde retentie; oftewel minder personeelsverloop.