Hoe voorkom ik verzuim onder ICT'ers? 10 tips

Verzuim kan de productiviteit en groei van een bedrijf vertragen, dus het is gebruikelijk dat werkgevers strategieën zoeken om het te voorkomen. Het wél aanwezige personeel mag immers niet worden overweldigd door taken van de afwezige werknemer(s), teveel overuren maken en ontevreden raken. Hoe voorkom je verzuim onder je IT-personeel?

1. Organisatiecultuur

Het implementeren van een organisatiecultuur gericht op werknemerstevredenheid en goede werkprestaties is een van de effectiefste manieren om verzuim tegen te gaan. Als het ziekteverzuim te wijten is aan een gebrek aan betrokkenheid, moet je een cultuur creëren met gedeelde waarden, zodat alle werknemers zich onderdeel van de organisatie voelen en erbij betrokken raken.

Goede interne communicatie kan verzuim voor een groot deel helpen voorkomen. Als je oprecht en eerlijk luistert naar suggesties en meningen, verhoog je zowel de productiviteit als betrokkenheid van werknemers bij te behalen doelstellingen.

2. Leiderschap

Het is belangrijk dat gezondheids- en welzijnsinitiatieven gepaard gaan met sterk leiderschap en zichtbare ondersteuning op directieniveau. Commitment van het bestuur is essentieel. Werkgevers hebben ook de wettelijke plicht om alle gezondheids- en veiligheidsrisico's te beheersen en te beoordelen, inclusief oorzaken van ziekteverzuim.

3. Oorzaken achterhalen

Verschillende omstandigheden kunnen leiden tot verzuim. Analyseer deze oorzaken. Kijk naar de data in het verzuimsysteem. Welke soorten zijn er in je bedrijf?

• Kortdurend ziekteverzuim: werknemers zijn soms ziek, daar kan geen werkgever omheen.
• Frequent kortdurend (ziekte)verzuim: kortdurend verzuim kan echter ook andere oorzaken hebben dan een ziekte.
• Langdurend ziekteverzuim
• Ongeoorloofd verzuim

4. Een aantrekkelijke, veilige en gezonde werkplek

Naast ergonomisch kantoormeubilair zijn geluid, licht en binnenklimaat elementen die je kunt gebruiken om de omstandigheden op de werkplek te verbeteren. Rust de kantoorruimte bijvoorbeeld uit met in hoogte verstelbare tafels. Gebruik kleuren om ruimtes te harmoniseren en zet planten neer. Betrek medewerkers indien mogelijk bij het ontwerp van de werkruimte en vraag regelmatig of en waar zij mogelijkheden voor verbetering zien.

5. Vitaliteitsmanagement

Uit onderzoek van TNO blijkt dat een fitte werknemer gemiddeld 6 dagen per jaar minder verzuimt.
Stel een zo uitgebreid mogelijk gezondheidsmanagement- en wellnessprogramma op. Moedig gezondheidsbewust gedrag aan.

6. Bevorder autonomie

Autonomie kan een belangrijke factor zijn voor de tevredenheid op de werkplek. Overweeg om medewerkers meer autonomie en vrijheid te bieden om hun eigen planningen en taken te beheren. Bied groeimogelijkheden, bespreek toekomstige doelen, moedig betrokkenheid aan door meer taken te geven die verband houden met persoonlijke interesses. Inspireer en geef erkenning door middel van positieve feedback bij goede prestaties.

7. Flexibel werken

Je werknemers zullen minder afwezig zijn als zij hun werkschema aan hun levensgewoonten mogen aanpassen. Sta ICT'ers toe te werken op de tijden wanneer zij het productiefst zijn. Bied de mogelijkheid om pauzes te nemen, later te beginnen en/of ‘s middags eerder te vertrekken. Slechts 36% van de Nederlandse bedrijven biedt hun personeel de mogelijkheid uren zelf in te delen. Ter vergelijking: in Duitsland ligt dit percentage op 80%. Dit blijkt uit onderzoek van Protime en SD Worx Group (2019).

Ook werken op afstand kan het aantal afwezigheden verminderen. Sta medewerkers toe hun taken uit te voeren zonder fysiek op kantoor te zijn, bijvoorbeeld met behulp van cloudbeheeroplossingen.
Vertrouwen is hierbij essentieel: geef je werknemers de verantwoordelijkheid om taken op tijd uit te voeren. Met een flexibel schema kunnen zij de balans tussen werk en privé beter bewaken.

8. Tijds- en aanwezigheidsregistratie

Bij 42% van de Nederlandse bedrijven is tijds- en aanwezigheidsregistratie voor personeel verplicht (Protime & SD Worx Group, 2019). Bij het overige gedeelte wordt verzuim, vooral bij kleine en middelgrote bedrijven, mondeling gecommuniceerd. Op deze manier kunnen werknemers relatief eenvoudig en zonder rechtvaardiging uren missen.

Met digitale tijds- en aanwezigheidsregistratie kun je verzuim effectief tegengegaan. Het simpele feit dat afwezigheid digitaal moet worden gecommuniceerd schrikt werknemers die ongeoorloofd afwezig zouden willen zijn af.

9. Beloon aanwezigheid

Professionele waardering is een van de belangrijkste geheimen van bedrijfssucces en bijgevolg een effectieve manier om ziekteverzuim te voorkomen. Een bedrijf dat niet geïnteresseerd is de groei van haar personeel werkt ontevredenheid en personeelsverloop in de hand. Een ongemotiveerde werknemer is geneigd eerder ziek te worden, voornamelijk door stress. Creëer een ââbonussysteem waarin aanwezigheid wordt beloond. Dit kan zowel met vrije dagen als met een salarisbonus aan het einde van de maand.

10. Motiveer en inspireer

Motivatieproblemen kunnen bijdragen aan het ziekteverzuim. Uiteindelijk zijn mensen sociale wezens. Een gevoel van verbondenheid is van cruciaal belang voor de tevredenheid van de werkplek.

Bouw moreel op met teambuilding, faciliteer mogelijkheden voor werknemers om met elkaar in contact te komen en zorg dat ze zich trots, gewaardeerd en geïnspireerd voelen. Erkenning door collega's heeft een positieve invloed op de motivatie om naar kantoor te komen.