Vacature Functioneel Beheerder Zaaksysteem (32-36 uur) - Soest

Soest

Gemeente Soest
  • Gemeente Soest
  • MBO niveau 4 of hoger
  • Medior niveau
  • Vast contract
  • 32 - 36 uur p/w
Vacature opgeslagen in je favorieten!
Vacature verwijderd uit je favorieten!
Functieomschrijving Functioneel Beheerder Zaaksysteem
(32-36 uur)

Wat leuk dat je deze vacature bekijkt! We zoeken voor ons team Proces- en Informatie Management een Functioneel Beheerder Zaaksysteem. Het functioneel beheer in een gemeentelijke organisatie kent geen geheimen voor jou! 

Waarom hebben we jou nodig
Er is steeds meer informatie in de wereld, en onze vraagstukken worden steeds complexer. Om daarbij ons niveau van dienstverlening op peil te houden en te blijven verbeteren, werken we steeds meer digitaal en zaakgericht. Als een van de functioneel beheerders van het zaaksysteem vorm je daarin een belangrijke schakel.

Op 7 december 2020 namen we een nieuw zaaksysteem in gebruik; zaaksysteem.nl. Samen met de andere beheerder, de informatie adviseurs, procesadviseurs en de inhoudelijk betrokkenen zorg jij ervoor dat alle medewerkers van onze organisatie hier slim gebruik van weten te maken. Ook werk je mee aan de doorontwikkeling van dit systeem. Je vertaalt de wensen van de gebruikers in de inrichting van het systeem. Denk aan het inrichten van processen, velden en sjablonen, en het bouwen van e-formulieren. Je luisterende oor naar gebruikers en begrip van gemeentelijke processen vormen een kritische succesfactor.

Samen met de andere functioneel beheerder van het zaaksysteem beheer je ook (de koppeling met) Xential, en iBabs. En vervul je de rol van key-user rondom Kofax. 
Met de functioneel beheerders in onze organisatie en de ICT-regisseur stem je ontwikkelingen en updates af in relatie tot de Regionale ICT Dienst (RID).

Wat ga je doen
Het is een afwisselende functie en elke dag is verschillend voor jou. In grote lijnen vertellen we waarvoor we je zoeken:
  • Je verzorgt het dagelijks beheer van het zaaksysteem, Xential en iBabs. Je signaleert storingen en lost ze op, test nieuwe versies, bevordert gegevensbeveiliging en verzorgt autorisaties;
  • In afstemming met de leverancier, ICT-regisseur, andere functioneel beheerders en technisch specialisten van de Regionale ICT Dienst plan je upgrades in;
  • Je communiceert (actief) met individuele gebruikers en gebruikersgroepen bij storingen en ontwikkelingen; 
  • Je adviseert, ondersteunt en beantwoordt vragen van gebruikers;
  • Je verzorgt de gebruikersdocumentatie en kennisoverdracht naar collega’s.
  • Je neemt deel aan sessies met gebruikersgroepen, haalt samen met adviseurs informatiebeheer wensen en behoeften van de gebruikers op en vertaalt die in mogelijkheden binnen het zaaksysteem en in de aansluiting met andere systemen;
  • Je verzorgt de gebruikersdocumentatie en kennisoverdracht naar collega’s;
  • En je werkt mee aan projecten om verdere digitalisering te bevorderen.

lees meer

Functie-eisen Wij zoeken natuurlijk de gedroomde kandidaat! In ons perfecte plaatje heb je als onze nieuwe Functioneel Beheerder Zaaksysteem een gedegen kennis van functioneel beheer en enkele jaren werkervaring op dit gebied; bij voorkeur met een zaak- of workflowsysteem bij de (gemeentelijke) overheid.

Je hebt een geschikte opleiding op mbo+ niveau (een mbo diploma in het vakgebied aangevuld met specifieke relevante trainingen en opleidingen (bijvoorbeeld BISL/ ITIL)) of je hebt een passende opleiding op hbo-niveau. 

Kennis en ervaring op het gebied van processen, scrum en zaakgericht werken zijn een pré, net als affiniteit met applicaties als Zaaksysteem.nl, Xential, iBabs of vergelijkbaar. Kwaliteiten die wij bij deze functie vinden passen zijn: je voelt je eigenaar van het goed en klantgericht werkend houden van de applicaties die je beheert, weet bewust te prioriteren en coördineren, kunt goed overweg met projectmatig werken en bent in staat je in te leven in de interne klant en zijn of haar werkomgeving.

Werken voor Soest betekent dat je in contact staat met onze inwoners, het bestuur en partners. Jij legt makkelijk de verbinding. Je weet jouw expertise en vakkennis in te brengen bij de actuele situaties. Voldoe je niet aan al deze punten, maar ben je er wel van overtuigd dat je met jouw ervaring en kennis ons kan helpen? Laat het weten in jouw motivatie!

lees meer

Taalvaardigheid Vereist: Nederlands
Overige info
  • Afhankelijk van opleiding en ervaring bieden we een salaris van € 2.756 tot maximaal € 4.048  bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek (functieschaal 9).
  • We starten met een tijdelijke overeenkomst voor één jaar. Bij goed functioneren en onveranderde omstandigheden, zetten we dit om naar een vast contract.
  • Een Individueel Keuzebudget (IKB). Dit is 17,05% over je salaris. Met het IKB heb je zelf de keuze over deze financiële ruimte, zodat dit aansluit bij jouw levensfase, persoonlijke wensen en doelen. 
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden zoals flexibele werktijden. Mogelijkheid tot thuiswerken. Betaald ouderschapsverlof. Mogelijkheid tot het kopen en verkopen van verlofuren. Bedrijfsfitness en tegemoetkoming in reiskosten woon-werkverkeer.
Waar werken we aan in Soest
Werken voor de gemeente betekent werken voor onze inwoners. Als gemeente ondersteunen we op allerlei gebieden de samenleving. Wij werken aan de leefbaarheid van onze gemeente en kijken daarbij naar de lange termijn. Op dit moment speelt een aantal belangrijke projecten. Zo werken we hard aan de energietransitie voor een duurzame, toekomstbestendige gemeente. We zijn bezig met het maken van een omgevingsvisie als onderdeel van de Omgevingswet. Verschillende bouwprojecten zijn in ontwikkeling en ook versterken we de sport in onze gemeente met allerlei projecten. Meer weten? Lees het Coalitieakkoord 2018-2022. 

Dit zijn wij
We vormen samen met 230 professionals onze organisatie. We zijn open, sociaal en ontwikkelingsgericht. De organisatievisie 2020 is voor ons een belangrijke basis. Om onze inwoner, maatschappelijke partijen en ondernemers zo goed mogelijk te helpen, houden we de lijnen kort, het werk efficiënt en de oplossingen professioneel. Het ontwikkelen van onszelf en de organisatie vinden we erg belangrijk. Ons doel is om een wendbare en rolbewuste organisatie te zijn die in verbinding staat met de omgeving.
Als gemeentelijke organisatie werken we voor een diverse samenleving. Daarom vinden we het belangrijk dat onze organisatie net zo divers is. 

Dit is jouw team
Als Functioneel Beheerder Zaaksysteem ben je onderdeel van het team PIM. In het team, dat halverwege 2017 is opgericht, komen alle 28 medewerkers samen die het inrichten of beheren van processen en informatiestromen als kerntaak hebben. Samen adviseren en ondersteunen ze de organisatie bij de digitale transformatie. Dit doen ze door de organisatie te helpen met zaakgericht werken, procesgericht werken en denken, datagedreven werken en het werken met hedendaagse ICT. 
Het is belangrijk dat je goed in teamverband kunt werken, maar ook dat je zelfstandig aan de slag kunt gaan.  

Informeren & solliciteren
We zijn benieuwd wie je bent! Wil je solliciteren? Upload je motivatie en cv via de sollicitatieknop. Dit kan t/m 19 september. Je kunt je motivatie richten aan Floris Herrman, teamleider Proces Informatie Management.  

De kennismakingsgesprekken vinden plaats op 22 september, wil je hier vast rekening mee houden? Deze gesprekken houden we via MS Teams. Wanneer we je hiervoor selecteren, ontvang je hier na de sluiting van de vacature meer informatie over. De vervolggespreken vinden plaats op het gemeentehuis op 27 of 28 september. 

Heb je inhoudelijke vragen over de functie, dan kun je terecht bij Joke van de Drift, strategisch adviseur informatiebeleid, via 06 – 15 609 689. Voor vragen over het sollicitatieproces kun je contact opnemen met HR Office / Recruitment, via 035 - 60 93 033.

Elke sollicitatie behandelen wij volgens de NVP-sollicitatiecode

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

lees meer

Vacature opgeslagen in je favorieten!
Vacature verwijderd uit je favorieten!

Vergelijkbare Vacatures Functioneel Beheerder in Soest Bekijk alle soortgelijke vacatures